Chức danh: TRỢ LÝ KHOA
1. Mô tả công việc
· Thực hiện các công việc giáo vụ liên quan đến đào tạo/bồi dưỡng của khoa.
· Thực hiện các công việc liên quan đến công tác quản lý HSSV/Học viên của khoa.
· Thực hiện các công việc văn phòng của khoa (lấy công văn, vào sổ công văn, triển khai công văn, sắp xếp văn bản, hồ sơ...)
· Làm các báo cáo của khoa theo quy định của tài liệu ISO và của Trường.
2. Các trách nhiệm được giao
· Nhắc nhở và theo dõi giảng viên gửi đề cương chi tiết trước khi giảng 07 ngày.
· Theo dõi việc thực hiện thời khóa biểu/lịch phân công giảng dạy của HSSV/Học viên và GV.
· Thông báo và theo dõi lịch kiểm tra, lịch thi (coi thi, chấm thi,...).
· Nhắc nhở các lớp (lớp trưởng/ trưởng nhóm, lớp tín chỉ) gửi báo cáo tuần về chất lượng dạy – học trên lớp đúng hạn.
· Thăm dò ý kiến HSSV/Học viên về môn học/học phần ở buổi giảng cuối cùng của môn học/học phần.
· Lập báo cáo tháng về chất lượng dạy – học trên lớp của các lớp trong khoa.
· Thực hiện việc giải quyết MỘT CỬA ĐÚNG HẠN các yêu cầu của HSSV/Học viên.
· Lập báo cáo giải quyết đúng hạn gửi phòng CT-HSSV và phòng THHC.
· Lập sổ theo dõi công văn đến và công văn gửi đi (kể cả yêu cầu của HSSV/Học viên).
· Sắp xếp tài liệu, hồ sơ quản lý ngăn nắp, dễ thấy, dễ tìm.
· Tiếp đón HSSV/Học viên và khách hàng một cách thân thiện, vui vẻ.
· Dự thảo lịch công tác tuần trình lãnh đạo khoa vào thứ 5 hàng tuần.
· Hằng ngày báo cáo Lãnh đạo khoa các công việc và những trục trặc xảy ra.
· Giữ gìn và bảo quản tốt thiết bị văn phòng khoa.
· Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân công.
3. Các quyền hạn được giao
· Được quyền chủ động sắp xếp công việc được giao theo lịch làm việc thuận tiện để hoàn thành tốt mọi công việc.
· Được quyền yêu cầu Lãnh đạo và GV trong khoa tuân thủ những qui định đã được Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành trong tài liệu quản lý ISO.
· Được quyền đề đạt những yêu cầu hỗ trợ để việc công – tư hài hòa và kết quả tốt.
4. Các thông tin cần thiết cho việc thực hiện các công việc
· Quy định 43 của Bộ GD & ĐT về đào tạo theo hệ thống tín chỉ.
· Quy định của Bộ GD-ĐT về công tác Bồi dưỡng CBCC ngành GD&ĐT.
· Các qui định của Hiệu trưởng liên quan đến đào tạo, bồi dưỡng nhất là qui định 843/QĐ-TCNTP ngày 22-10-2009 “Quy định và hướng dẫn một số công việc cụ thể để GV thực hiện giảng dạy môn học”.
· Tài liệu QMS ISO 9001:2015 của khoa.
5. Các thiết bị, phương tiện hỗ trợ thực hiện công việc
· Máy tính, máy in, mạng internet.
· Điện thoại.
· Tủ đựng tài liệu hồ sơ.
· Các dụng cụ văn phòng.
6. Các mối quan hệ trong việc thực hiện công việc
· CBVC, HSSV trong toàn trường.
7. Những sản phẩm do nhân viên tạo ra
· Tất cả các văn bản, công văn đi, hồ sơ, báo cáo của Khoa/Bộ môn trực thuộc.
8. Yêu cầu chất lượng sản phẩm
· Báo cáo đầy đủ, đúng hạn.
· Lưu trữ hồ sơ ngăn nắp, gọn gàng, khoa học...
· Phòng làm việc sạch sẽ, đồ đạc có trật tự...
· Chính xác, an toàn, bảo mật.
9. Sản phẩm cung cấp cho những ai
· Báo cáo trực tiếp đến Lãnh đạo khoa mọi công việc của Khoa/Bộ môn trực thuộc.
· HSSV, CBVC trong toàn trường.
YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
|
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN/ CHUYÊN MÔN
|
KINH NGHIỆM
|
SỨC KHỎE
|
CÁC YÊU CẦU KHÁC
|
Tốt nghiệp Đại học trở lên
|
Có kinh nghiệm trong giáo dục
|
Tốt
|
- Có nghiệp vụ văn phòng
- Thành thạo vi tính văn phòng
- Cẩn thận, tỉ mỉ, nhiệt tình trong công việc
|
|